Prvo ćete pomisliti da je primalac poruke neodgovoran, ali ste vjerovatno i sami doprinjeli problemu. Ukoliko ste napravili jednu od ovih šest grešaka, doprinjeli ste vjerovatnoći da vam na e-mail nikad ne odgovore.

Niste jasno naveli šta očekujete u odgovoru.
Ljudi ne čitaju misli. Iako mislite da je očigledno da očekujete brz odgovor, pročitajte vaš e-mail još jednom. Da li ste to jasno stavili do znanja u poruci?

E-mail prepiska mora negdje da se završi, i ne zahtjeva dobijanje odgovora po nekom nepisanom pravilu. Da biste ga dobili, morate postaviti direktno pitanje ili poziv na akciju. Tako ćete navesti primaoca poruke da osim čitanja uradi još nešto.

Samo ova mala promena će imati pozitivan uticaj na procenat odgovora.

Poziv na odgovor je nejasan.
Sada znate da morate pozvati na akciju u dnu e-maila. Ali, ovo je samo polovina jednačine. Morate biti određeni.

Reklama

Završavajući poruku sa rečenicom “Kaži mi šta misliš” ili “Da li imaš neke ideje?” su previše nejasne i dvosmislene. Umesto toga, postavite određenije pitanje tipa “Da li možete da mi proslijedite bilješke i mišljenje o drugom dijelu ovog izvještaja?”. Tako će vaš poziv na akciju biti eksplicitniji, i na njega ćete prije dobiti odgovor.

Što više olakšate drugoj strani, dobićete povoljnije rezultate.

Naslov poruke je potpuno pogrešan
Može se desiti da vaš e-mail ne bude samo ignorisan, već da nikada ne bude ni otvoren. Zašto? Naslov  vaše poruke je potpuno pogrešno napisan. Suština naslova poruke je jednostavna. Opet, mnogo ljudi se ne pridržava osnovnog pravila da naslov treba da oslikava sadržinu celog e-maila.

Stoga treba izbjegavati fraze kao što su “Prijavite se”, ili još gore, da potpuno izostavite naslov. Ovaj prostor iskoristite da ukratko objasnite sadržinu e-maila.

Vaš e-mail je previše težak za čitanje
Da li ste ikada otvorili e-mail koji je bio pretrpan tolikom količinom teksta da vam se činilo da će vam trebati večnost da ga pročitate? Najverovatnije ste ga zatvorili i rekli sebi da ćete ga kasnije pročitati.

Poruku treba sastaviti što je jednostavnije moguće. To znači da ne dužite priču, i upakujete je jednostavno i sažeto. Koristite tačke nabrajanja i boldujte tekst koji zaslužuje posebnu pažnju, ali ne pretjerujte.

Reklama

Ukoliko vaš e-mail zahtjeva stranice teksta i brojne attachment-e, možda je bolje da se čujete telefonom i zakažete sastanak.

Ne šaljete e-mail pravoj osobi
Ukoliko je moguće, izbegavajte opšte e-mail adrese, kao što su [email protected] ili [email protected]. Potražite e-mail adresu prave osobe ili odeljenja. Možete čak i okrenuti broj telefona i zatražiti e-mail adresu osobe zadužene za vaše pitanje.

Kompletan e-mail je o vama.
Ako je kompletan e-mail fokusiran na vaše potrebe i zahtjeve, možda ćete odbiti drugu stranu da vam odgovori.

Određenu osobu kontaktirate s razlogom. Detaljno joj objasnite koju ulogu ta osoba ima u vašoj prepisci. Šta može da očekuje od cijele priče?

Bilo da je u pitanju završavanje projekta ili mogućnost za novu saradnju, razjašnjavajući potencijalni ishod i koristi ohrabriće ljude da vam zaista odgovore.

Veoma je obeshrabrujuće kada vas neko ignoriše. Ali kada su u pitanju odgovori na elektronsku prepisku, možete sami biti svoj najgori neprijatelj.

Reklama

Izvor: Gdeinvestirati.com