Učiniti vrijeme svojim slugom bilo bi dobro za svakoga od nas. Nažalost, to nije moguće. Vrijeme ne možemo pobijediti, možemo samo upravljati njime i iskoristiti ga na najbolji mogući način.

Kako koristimo svoje vrijeme?

Koga god pitamo koliko radi, svi će se požaliti da rade više nego ikada. Svako jutro dolazimo na posao ranije, a odlazimo kasnije. Pauze za ručak traju manje od 30 minuta, ako ih uopšte i koristimo… Uprkos svemu tome, ne uspijevamo završiti važne projekte, obaviti sve telefonske pozive, riješiti korespondenciju, pročitati poštu i mnoge druge zadatke. Pitanje je, što zapravo radimo svo to vrijeme? Znamo li odgovor na to pitanje, ili dane često završavamo s rečenicom “Cijeli dan radim, a nisam ništa napravio”?

Probleme i nedostatak vremena često nam stvaraju sljedeće činjenice:

• Imamo više zadataka nego što imamo raspoloživog vremena
• Posao nam služi da bismo pobjegli od nekih drugih, najčešće ličnih problema
• Podsvjesno sve ostavljamo za zadnji trenutak
• Nemamo jasne ciljeve i prioritete

Šta god bio uzrok naših problema, činjenica je da nas nedostatak vremena čini neučinkovitima, pretrpanima različitim obavezama, nasumce i nesistematično razbacanim stvarima i zadacima, te isfrustriranima zbog stalne žurbe i problema. Kvalitetno upravljanje vremenom može riješiti neke, ili sve, od ovih problema, zavisno od toga koliko smo odlučni u namjeri da za pronađemo i stvorimo sistem upravljanja vremenom koji nam odgovara. Naime, različiti karakteri traže i različite sistave upravljanja vremenom, i vrlo je bitno da se pri kreiranju našeg vlastitog sistava ne pridržavamo slijepo pravilima koja su nam negdje prezentovana, već da ih prilagođavamo sebi, kako bi nam ista koristila.

Ovdje ćemo navesti neka univerzalna pravila koja biste mogli razmotriti, prilagoditi vašoj ličnosti ili potpuno usvojiti. Prije svega, postoji jedan savet svih savjeta koji prvo trebate usvojiti i on glasi:

1. Koncetrišite se na rezultate, ne na sopstvenu zauzetost.

To znači da odgovorite na pitanje: Šta sam postigao/la? Ovaj odgovor pomoći će vam kod niza drugih pitanja: Koliko još vremena mogu sebi priuštiti? Šta je doprinijelo da imam ovakvo postignuće? Šta da radim dalje?

Pored samoproduktivnosti, osvjestite da li vodite evidenciju o aktuelnim zadacima, koliko ste multitasker, da li ste neuredni (arhiviranje dokumentacije, organizacija radnog mjesta), kada čitate elektronsku poštu, imate li naviku da delegirate i da li ste već ujutru umorni.

2. Vodite evidenciju o aktuelnim zadacima

To do lista je jednostavna tabela u kojoj popisujete sve aktivnosti koje trenutno obavljate ili planirate da obavite, sa naznačenim datumom i vremenom obavljanja (ako je posao gotov), i stepenom prioriteta (ako se radi o zadatku koji još nije realizovan). U slučaju obimnog zadatka, podijelite ga na dijelove i unesite ih u listu.
Vodite uredno evidenciju i nakon samo nekoliko dana imaćete jasnu sliku šta (u)radite tokom radnog dana i kako investirate vaše vrijeme.

3. Ne obavljajte previše poslova istovremeno

Rezultati nekoliko istraživanja su pokazala da u prosjeku potrošite  20 – 40 % više vremena, ako obavljate više stvari istovremeno, nego kada radite jedan po jedan zadatak. Ne samo da je neefikasan, multitasking dovodi i do toga da poslove obavljate lošije usljed niske koncentracije i podeljene pažnje. Kada primetite da ste zauzeti ne samo jednim poslom, izaberite najvažniji i fokusirajte se na njega. Potrudite se da vas ne ometaju u radu.

4. Uredno radno mjesto i računar

Iako briga o urednom radnom mjestu može izgledati kao “kradljivac vremena”, radni sto i računar uređeni po doslednom kriterujumu vam zapravo “kupuju vrijeme”. Nikad nećete biti u nedoumici gde ste arhivirali određeni dokument, ili u kom folderu je pohranjen određeni fajl, niti traćiti svoje vrijeme i strpljenje vaših kolega i nadređenih.

5. Upravljajte efektivno vašom elektronskom poštom

Koliko god email-ovi olakšavali vašu komunikaciju sa kolegama i partnerima, zatrpan inbox više je poštapalo nego pomagalo u upravljanju poslom i vremenom. Uvedite pravila u korišćenju elektronske pošte i naviknite sebe i vaše radno okruženje na njih.

Proveravajte poštu u utvrđeno vrijeme – odredite dio radnog dana u kome ćete se posvetiti pregledu mailova. Ako vaš posao podrazumijeva momentalan odgovor na prispjelu poruku, barem isključite zvučna i vizualna upozorenja da ste dobili mail. “Dva minuta” pravilo Dejvida Alena – u slučaju da vam aktivnosti povodom maila (čitanje, slanje odgovora na njega) oduzimaju manje od dva minuta, pozabavite se njim odmah, čak i ako nije naročito važan. U suprotnom, unesite u To Do listu te aktivnosti i predvidite vrijeme njihovog obavljanja.

Obavijestite kolege, pretpostavljene i klijente o načinu kako upravljate vašom poštom. Ako ste im zaista potrebni, mogu da vas pozovu telefonom.

6. Delegirajte

Uobičajeno je da, koliko se god trudili da upravljate vremenom, jednostavno ne možete da postignete sve što se od vas očekuje. U tom slučaju, delegirajte radnu aktivnost kolegi, koji je na lestvici moći niže od vas. Delegiranje je posebna poslovna veština koja se sastoji iz radnji:

• Odlučite koji posao je za delegiranje – to je zadatak za čije uspešno obavljanje postoji u kompaniji neko stručniji ili upućeniji od vas. Trudite se da delegirate cjelokupan posao.
• Nađite pravu osobu da uradi vaš posao – onu koja je vrijedna, posvećena, željna dokazivanja, sa više slobodnog vremena od vas i kojoj vjerujete.
• Objasnite delegatu šta treba da uradi – ako mu nije jasan cilj posla, on će je obaviti nekvalitetnije i sa manje zadovoljstva. Jednostavno i precizno predočite kakva su vaša očekivanja.
• Pustite delegata na miru – nadgledajte postignute rezultate u dogovorenim terminima. Između njih, ne miješajte se ako vam delegat to ne zatraži.
• Prihvatite samo dobro obavljen posao – očekujte mnogo od delegata, kako biste toliko i dobili.
• Ako je moguće, nagradite uloženi trud.
• Budite odmorni za posao

Kako ćete upravljati vašim vremenom u toku radnog dana, zavisi od toga koliko koristite slobodno vrijeme u službi odmora, rekreacije i zadovoljstva. Ne iscrpljujte se nakon rada i vikendom, već se pripremite za nove poslovne izazove. Spavajte u dovoljnoj meri. Bavite se sportom. Putujte. Posvetite se nekom hobiju.