Lična učinkovitost je prva stepenica na putu do poslovnog uspjeha i životne ravnoteže. Jedan dio lične učinkovitosti odnosi se na upravljanje svojom energijom tj. svojim vremenom. U nastavku dajemo popis nekih važnih pravila na tu temu. Nije dovoljno pročitati ih ili se samo s njima slagati. Na svakome je da ih vježbom pretvorite u rutinu:

Prioriteti

• Svojih mjesečnih i godišnjih ciljeva, sjeti se početkom i krajem svakog dana.
• Svaki tvoj rad neka ti bude u funkciji ostvarenja poslovne zadaće i postavljenih ciljeva.
• Bitne stvari su važnije od – hitnih. (Ako je hitno, ne znači da time postaje bitno. Može nekad i „hitno“ počekati).
• Uz svaku aktivnost upiši oznaku prioriteta (A,B,C) i oznaku roka (1,2,3).
• Upitaj se u 8,00 i 12,00 sati: „Što ću važno raditi“, „Je li ovaj zadatak vrijedan mog najvećeg truda“.
• Što si na višoj funkciji, to se u danu trebaš baviti s više „A“ zadataka.
• Stvari koje odgađaš, u kojima kasniš, u kojima ne izvršavaš dogovore i obećanja, u sutrašnjem planu stavi ih pod prioritet „A“ .
• Važne stvari radi sam ili pod svojim neposrednim nadzorom.

Izrada dnevnog plana

• Odvoji dnevno 15 minuta za izradu plana. Ako to uradiš danas za sutra, ili u nedjelju za cijelu sedmicu, bićeš mirniji i uspješniji.
• Dan započni pregledom ostvarenja plana za juče.
• Isplaniraj barem dva dana odjednom.
• Planiraj napismeno. Sve fiksne obveze unosi u terminski plan odmah (u suprotnom, zaboravićeš dosta toga).
• Ponedjeljak i petak manje optereti.

Napredak po planu 

• Radni dan počni još jednim pregledom dnevnog plana (ili njegovom izradom, ako to nisi stigao juče).
• Kad je gužva ne radi ništa što nije isplanirano i dogovoreno.
• Pregledaj bilješke i napredak dnevnog plana u 11,00 i 14,00 sati.
• Što je veća gužva to više: bilježi, planiraj, kontroliši napredak.
• Radni dan završi precrtavanjem učinjenog. Čestitaj sam sebi!
• Ono što je „zrelo“ i pri završetku, to završi odmah, 100%.
• Ne ostavljaj za kasnije i sutra ono što treba učiniti danas.
• Krajem dana pospremi svoj radni stol.
• Radi zadatke jednog po jednog, od najvažnijih k manje važnim, pa koliko stigneš (na taj način postićeš uvijek mnogo).
• Rutinske teme rješavaj u skladu s načelima: «Uzeto, riješeno», „Jedna tema – jednom kroz ruke“.

Bilježenje

• Ujutro stavi na stol prazan komad papira A-4.
• Bilježi stalno – sve što ti je važno (što si čuo, dogovorio, smislio, preuzeo).
• Na tom papiru (ili u PC) bilježi sve svoje obveze. Popisane obveze nisu isto što i pozicija u planu. Popisana obveza je tek potencijalni zadatak u ovom sistemu planiranja.

Sastanci

• Trajanje sastanka najavi u pozivu i na početku sastanka.
• Pridržavaj se strogo isplaniranog vremena.
• Ako je u pitanju važan sastanak, predvidi rezervno vrijeme za produžetak.
• Nikad ne planiraj sastanke u nizu (ostavi pola sata predaha između dva sastanka)

Blokovi u danu

• Kad planiraš, radni dan popuni fiksnim obvezama do 50 %. Ostalo neka je slobodno.
• U planu obavezno predvidi i ova dva bloka – po 1 sat: «rezerva» i «sitna operativa».
• Slušaj svoj bioritam: kad si u danu generalno najbolji, tada radi najsloženije stvari. Lakše i zanimljivije teme ostavi za kraj dana.
• Više sitnih poslova obavi u jednom bloku (1 sat).
• Odredi kad ti je u danu tvoj «miran sat» (kad te nitko ne smije prekidati).

Prekidi

• Kad si na važnoj temi, ne dopusti da te prekinu, niti da se prekineš.
• Radi jedno po jedno, bez prekida, po planu, sve dok ne dođeš do isplanirane točke ili dok ti ne istekne isplanirano vrijeme.
• Ako te netko prekine telefonom, ocijeni: da li ćeš započeti razgovor ili dogovoriti kasnije javljanje.
• Dogovori sa nadređenim način saradnje i vrijeme komunikacije, da te svojim stalnim zahtjevima stalno ne prekida (naravno da on radi važne stvari, ali …).

Delegiranje

• Ono što drugi može bolje obaviti ili pripada njegovom opisu posla – to odmah prepusti njemu.
• Delegiraj jasno, s dovoljno instrukcija.
• Predvidi način praćenja delegiranog zadatka u realizaciji (da li: stalno, ponekad, kad je neki problem, kad se stigne u određenu etapu, kad je kraj …).
• Delegiraj stalno.
• Pravilo je: Delegiraš poslove, ali ne i svoju odgovornost (ako drugi ne uspijeva i sam si odgovoran).
• Predvidi način kako ćeš ljudima davati «podršku u hodu».

„Papirologija“

• Ima i tu važnih pravila, ali pomozi sam sebi. Tako postaješ „sam-sebi-kreativac“)

Održavanje raspoloženja

• Dođi vedar na poslao i uvijek veselo pozdravi (iako te vani pljusak smočio do kože).
• Dopusti tokom dana sebi i drugima neki vic, malo humora, kompliment…
• Ako ti je pao „mrak“ ili si u «komi» tog dana, kaži kolegama. Razumjet će.

Izvor: Manager.hr